STATUTEN -TUINREGLEMENT 2022 en Privacy verklaring
Privacyverklaring
De Volkstuin Vereniging Noordhey is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
De contact gegevens van de vereniging zijn:
e-mailadres: tvnoordhey@gmail.com
Website: vtvnoordhey.nl
Persoonsgegevens die wij verwerken.
Om lid te kunnen worden van de vereniging dienen de leden zich in te schrijven als aspirant lid. Hierbij worden door de aspirant leden de volgende gegevens verstrekt.
Het verstrekken van de gegevens vindt via een digitaal inschrijfformulier plaats, of via een handmatig ingevuld formulier.
Deze gegevens zijn: Het geslacht, voornaam, achternaam, woonadres met huisnummer en postcode met plaatsnaam.
telefoonnummer - alleen 06 nummers en email-adres.
De gegevens van het aspirant-lid worden door de secretaris van het bestuur vastgelegd in een digitaal bestand. Het aspirant-lid wordt lid van de vereniging met al de hieraan verbonden statutaire rechten en plichten en heeft zich hiermee eveneens geconformeerd aan het huishoudelijk reglement van de vereniging. Zodra het aspirant lid een tuin krijgt toegewezen door het bestuur is hij volwaardig lid. Zijn als aspirant-lid verstrekte gegevens blijven ongewijzigd in het ledenbestand, alleen is het gewijzigd van aspirant-lid in lid.
Bijzondere persoonsgegevens die wij verwerken.
Met ons inschrijfsysteem worden geen gegevens verzameld die niet direct noodzakelijk zijn voor het correct uitvoeren van de administratie, in overeenkomst met de statuten en het huishoudelijk reglement. Aangezien personen jonger dan 16 jaar niet ingeschreven kunnen worden, wordt van personen jonger dan 16 jaar geen informatie verzameld en/of opgeslagen. Via onze website worden geen gegevens verzameld over website bezoekers. De Volkstuin Vereniging Noordhey maakt op haar website geen gebruik van cookies of vergelijkbare technieken.
Mocht u er echter van overtuigd zijn dat wij gegevens hebben verzameld over een minderjarige neem dan contact op met ons via tvnoordhey@gmail.com
Doel van het verzamel van de gegevens.
In de statuten van de vereniging is opgenomen dat het bestuur van de leden en aspirant-leden een register bijhoudt.
Deze gegevens zijn noodzakelijk om onomstotelijk vast te kunnen leggen wie er lid of aspirant-lid van de vereniging zijn en aan welke natuurlijke persoon de vereniging een tuin verhuurt.
Om te kunnen communiceren met haar leden heeft de vereniging buiten de naam ook het woonadres nodig van de leden van de vereniging. Voor het toezenden van informatie wordt ook gebruik gemaakt van het e-mailadres en het 06-nummer.
Het 06-telefoonnummer van de leden wordt gebruikt indien snel een reactie van een van de leden moet kunnen worden verkregen, bijvoorbeeld bij onraad, brand of diefstal in een van de huisjes.
De penningmeester kan met behulp van deze gegevens in het ledenbestand controleren of ieder lid tijdig aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan.
Gegevensverwerking.
De verstrekte gegevens worden opgenomen in een digitaal bestand in het programma Excel. Dit bestand wordt bewerkt op de computer van de secretaris. Het bestand wordt vastgelegd op een externe harde schijf die dagelijks door de secretaris in een afsluitbare kast wordt opgeborgen. De penningmeester gebruikt dit bestand voor het correct kunnen verwerken van de financiële administratie van de vereniging.
Hoe lang worden de persoonsgegevens bewaard.
Zolang een persoon lid is van onze vereniging zullen zijn gegevens worden bewaard. Zodra een lid zijn lidmaatschap conform de daarvoor geldende regels heeft opgezegd zal de secretaris direct na de datum van officiële beëindiging van het lidmaatschap, indien er geen verplichtingen van deze persoon jegens de vereniging resteren, alle gegevens van deze persoon uit het bestand verwijderen en deze vernietigen.
Delen van de persoonsgegevens met derden.
Al de gegevens van de leden van de vereniging zijn uitsluitend en alleen beschikbaar voor de bestuursleden. Deze gegevens worden niet aan andere leden van de vereniging verstrekt nog gedeeld met andere bedrijven, verenigingen of instellingen.
Een uitzondering is hierop gemaakt en dat is voor de, door de algemene ledenvergadering goedgekeurde, collectieve deelname van al onze leden in de Algemene Vereniging van Volkstuinders in Nederland, de AVVN te Utrecht. Deze vereniging krijgt periodiek een update van onze ledenlijst, voor wat betreft de namen en adressen, omdat al onze leden ook lid zijn van deze vereniging. Onze leden ontvangen het periodieke tuindersblad van de AVVN op hun woonadres.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen.
Ieder lid of aspirant-lid van de vereniging heeft het recht om zijn of haar vastgelegde gegevens in te zien. Ieder lid of aspirant lid heeft het recht om de door hem of haar eerder verstrekte gegevens aan te laten passen. De leden of aspirant leden hebben het recht om uw eventueel verstrekte toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken, dan wel verzoeken zijn gegevens uit het bestand van de vereniging te verwijderen. Dit heeft gezien de statuten en het huishoudelijk reglement uiteraard wel consequenties hebben voor het lidmaatschap.
Ieder lid of aspirant lid heeft het recht op overdraagbaarheid van zijn of haar gegevens. Hiervoor dient dit lid of aspirant lid een schriftelijk verzoek in te dienen bij de secretaris voorzien van een kopie van zijn of haar paspoort. Maak dan wel de nummers van het paspoort en het Burgerservicenummer (BSN) zwart.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen.
De Volkstuin vereniging Noordhey neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met het bestuur via voornoemd email adres.